Casus - Aanpak werklast artsen

Situatie

Bij een zorginstelling werd ‘werklast’ door 26 artsen als knelpunt nummer één ervaren. Om dit knelpunt aan te pakken heb ik het project ‘aanpak werklast artsen’ uitgevoerd. De opdracht luidde als volgt:

1. Een onderzoek naar de werkwijze van zeven van de 26 artsen op individueel niveau, en deze artsen coachen bij de aanpak van knelpunten daarin;

2. Een inventarisatie van mogelijke verbeterpunten binnen de organisatie om alle 26 artsen te faciliteren in hun functioneren.

Aanpak

De deelnemende artsen maakten voorafgaande aan het traject een test om individuele timemanagement-verbeterpunten helder te krijgen.  Vervolgens ben ik met elk van de zeven artsen een dag meegelopen. Doel hiervan was om zicht te krijgen op hun takenpakket en de knelpunten die zij ervoeren bij de uitvoering van hun werk.

Aansluitend heb ik elke deelnemende arts twee dagdelen gecoacht, op de werkplek. Belangrijke interventies hierbij waren:

• het ontwerpen van een realistische en efficiënte basisweek. Dit houdt bijvoorbeeld in:
  • administratie inplannen in de basisweek;
  • het creëren van blokken in de agenda, onder andere om genoemde administratie te doen. Deze blokken werden gekoppeld aan ongestoorde tijd, soms via thuiswerken;
  • de basisweek zo indelen dat een arts minder heen en weer hoeft te lopen tussen afdelingen of minder hoeft te reizen tussen verschillende locaties;
  • vaste momenten creëren voor e-mail, post en andere acties.
• het creëren van structuren voor de verwerking van mondelinge, papieren en elektronische informatie, zodat deze een hulpmiddel wordt in plaats van een last.

Op organisatieniveau heb ik tien aanbevelingen gedaan, die ik in een presentatie voor alle 26 artsen en de directie van de zorginstelling heb gepresenteerd. Ook heb ik drie workshops over ‘informatieverwerking’ gegeven voor de overige 19 artsen

Resultaat

Het resultaat van het project was op individueel niveau dat artsen meer aan hun werk toekwamen en efficiënter gingen werken. De stress liep terug en het plezier in het werk nam toe. In één geval is door mijn coaching een dreigende burn-out van een arts voorkomen.

Op organisatieniveau werd een groot aantal van mijn aanbevelingen vertaald naar een contract tussen de artsen en de directie van de zorginstelling. Hierin staan afspraken over bijvoorbeeld een wekelijks blok administratietijd voor elke arts.

Mijn interventies en aanbevelingen maken het mede mogelijk dat de noodzakelijke bezuinigingen binnen de zorginstelling kunnen worden uitgevoerd, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de dienstverlening, en van de medewerkers.